Hoe pak je een groot project, zoals het implementeren van een nieuw leermanagementsysteem, nou handig aan? ROC Midden Nederland startte in oktober 2020 met een gefaseerde overgang naar itslearning. Ik werd gevraagd om de rol van projectleider voor itslearning te vervullen bij deze implementatie, die in de zomer klaar moet zijn.
Tekst: Erik van Leur, onderwijskundige bij Innowijs
Om dit project goed te kunnen managen, hebben we twee projectmanagement methodes gecombineerd. Prince2 is een methode die handvatten kan bieden bij effectief projectmanagement. Maar is het een behoorlijk uitvoerige en diepgaande methode die je niet zomaar onder de knie hebt. Daarom gingen we aan de slag met de beste management elementen uit Prince2 in combinatie met de effectieve en transparante werkwijze van Scrum. Zo creëerden we vier werkgroepen die elk een deel van de implementatie oppakten en verdeelden in behapbare taken. Zij rapporteren aan de stuurgroep als er een onderdeel klaar is om te testen. We maakten een aangepast Kanbanbord in Microsoft Teams die de verschillende taken en de status daarvan overzichtelijk in beeld brengt. Inmiddels zijn de eerste testgroepen met leerlingen aan de slag in itslearning.
Prince2 gebruiken we voor:
- Mijlpalen en de planning
- Projectfasering
- Highlight reports
- Risk log
- Issue reports
Scrum gebruiken we voor:
- Kanban bord
- Scrum teams voor deelimplementaties
- Transparante logs voor iedereen inzichtelijk en direct benaderbaar
Gecombineerde rollen zijn:
- Stuurgroep – opdrachtgever
- Projectleiders – Scrum Master
- Projectteams – Scrum team
Tools die hierbij handig zijn:
- Microsoft Teams
- Tabblad met planner
- Tabblad met Onenote
- Posts voor tussentijdse updates
- Bestanden voor alle projectdocumenten
Deelprojecten:
- Iemand uit het hoofdproject als Scrum Master
- Microsoft Team-omgeving met gestandaardiseerde taken voor een deelproject en alle documenten in place.